En GAP-analys är ett effektivt sätt att undersöka en skillnad som existerar mellan nuläge och ett specifikt utsatt mål i framtiden, främst på företag.
Termen GAP-analys har sitt ursprung i engelska, The Gap, vilket kan översättas till gapet. Meningen med en GAP-analys är att man analyser gapet mellan situationen man befinner sig i just nu, och situationen man vill befinna sig i framöver. Denna sortens analys kan användas till en hel del olika situationer och har visat sig effektiv för många personliga mål, samt som ett redskap för många verksamheter.
För vilka sorters företag kan man använda en GAP-analys?
Analysen går att använda inom många områden. Det viktigaste man behöver tänka på innan man börjar med en GAP-analys är att det är möjligt för dig och ditt team att kunna mäta er nuvarande position, för att sedan kunna jämföra den med vart ni vill befinna er 6 månader, 1 år eller 3 år framåt.
På så sätt blir det enkelt, men även effektivt att mäta skillnaden emellan och att sätta ut små mål eller diagram för att nå ändamålet. En GAP-analys kan användas i enskilda projekt men även i det dagliga arbetet. Du kan också använda dig utav en GAP-analys för att styrka eller förbättra exempelvis en produkt eller en tjänst. Några exempel på områden där en GAP-analys är effektiv är:
- Kostnadskontroll
- Kundnöjdhet
- Leveranstakt
- Kundservice
- Marknadsposition
Hur utför man en GAP analys?
Det finns många olika metoder och exempel på hur man kan utföra en GAP-analys. Ingen är mer rätt än en annan, det handlar helt enkelt om vilket stil och takt som passar bäst för det området ni planerar på att analysera!
Många populära metoder inkluderar S.M.A.R.T mål, som står för:
- Specifikt (S)
- Mätbart (M)
- Accepterat (A)
- Realistiskt ( R )
- Tidsbundet ( T)
Denna metod är populär eftersom den ger en tydlig plan att fylla med idéer och koncept om hur man kan bringa gapet som står mellan er nuvarande situation och vart ni vill befinna er, och fungerar nästan lite som en guide inom en guide.
En annan populär metod kan bestå av fiskbensdiagram. Detta är en metod som kan fastställa klara och tydliga mål utan att blanda in externa och icke kontrollerbara faktorer i projektets eller företagets tillväxt. Men alla GAP-analyser har i slutändan ett tydligt recept och koncept som bör följas.
Nuvarande situation – vart man befinner sig nu och vad man behöver förbättra
GAP-analysen börjar med den nuvarande situationen. Här plockar man ut alla de områden som kräver förbättring. Denna del av processen kräver att man är logisk och faktabaserad i sina förslag, samt att man är väldigt specifik även om området som kräver förbättring är brett. Dessa områden kan även vara både kvalitativa och kvantitativa.
Framtida situation – slut målet och vart man vill befinna sig
I detta steg fastställer man hur ändringarna du vill göra har påverkat projektet eller företaget. Hur ser det ut nu när denna ideala situation är uppbyggd? Serverar vi 50 kunder i månaden istället för endast 10 via vårt hemstartade företag? Slutmålet ser olika ut för alla, men det är viktigt att även här använda sig av specifikt språk och realistiska mål för att eventuellt kunna bygga sig upp mot slutmålet.
Beskriv Gapet
Nu är det dags att titta på gapet, och försöka förstå vad anledningarna för dess existens är. Vad kan detta mellanrum bero på? Fastställ tydliga anledningar och eventuellt förhinder, så att ni enkelt vet vad som behöver motarbetas och ändras.
Tankar och Idéer
Det sista steget är det viktigaste steget för en GAP-analys. Nu när vi har fastställt vart vi befinner oss, vart vi vill befinna oss i framtiden, och vad det finns för anledningar som har förhindrat detta eller saktat ner denna processen, vad kan vi göra för att nå vårt mål?
Denna del av analysen bör vara fylld med tankar, idéer och lösningar på hur vi kan göra den ändring vi behöver, direkt relaterat till de problem och förhinder vi har lyckats lista ut under föregående steg. Här kan vi delegera uppgifter och mål för olika områden och individer på företaget för att gemensamt kunna jobba framåt till en bättre framtid.
källor:
https://avdragslexikon.se/projektledning/gap-analys-gapanalys-modellen/
https://www.techtarget.com/searchcio/definition/gap-analysis